Liderança: 10 Formas de Evitar a Disfunção Organizacional

A chamada disfunção organizacional é caracterizada tanto por uma falta de clareza nos objetivos de uma organização quanto por uma discrepância entre o que se está fazendo e onde se pretende chegar. Com o passar do tempo, essa disfunção pode ter consequências catastróficas, paralisando a capacidade da organização de operar normalmente e de atingir suas metas.

As dez dicas abaixo podem ajudar diversos tipos de organizações (empresas, ONGs, órgãos públicos, etc.) a evitarem esses problemas.

1. Entenda a diferença entre um plano e uma estratégia

Apesar de muitas pessoas ainda confundirem os dois conceitos, um plano é algo bem diferente de uma estratégia.

Uma estratégia deve estabelecer uma visão clara de onde você quer que a sua organização chegue e como você quer chegar lá. Ou seja, a estratégia define qual o seu objetivo e quais serão as abordagens para você alcançá-lo.

Por outro lado, um plano não é nada mais do que uma série de passos que você deve seguir para atingir um objetivo específico. Em um cenário ideal, pressupõe-se que esse objetivo foi estabelecido e justificado como parte de uma estratégia maior.

No vídeo abaixo, o especialista em gestão Roger Martin explica que um plano é algo muito mais “confortável”, pois, geralmente, ele depende apenas de nós mesmos e dos recursos que temos à nossa disposição. Já o sucesso de uma estratégia depende de muitos fatores externos, que estão além do nosso controle. Esses fatores podem ser: as preferências do público-alvo, as ações estratégicas dos concorrentes, o cenário sócio-econômico de um país, etc.

Ative as legenda em português disponíveis no vídeo.

2. Tenha uma estratégia bem definida e bem embasada

Uma estratégia não é um desejo ou um “sonho”, mas sim o resultado de uma análise objetiva e abrangente do cenário no qual a organização está inserida. Ela não pode ser definida com base em como você “acha” que a situação está. Um erro ainda mais comum é tomar decisões com base em como a situação “deveria estar”, ao invés de levar em conta a fria realidade do cenário.

É por isso que uma estratégia deve ser baseada em dados e em informações confiáveis. Sem isso, o que sobra são “achismos” e wishful thinking.

3. Não seja meramente reativo

Há casos nos quais uma estratégia não é definida porque a equipe (ou a organização como um todo) já está acostumada a apenas reagir às condições do ambiente. Se um problema surge, ele é resolvido; se uma ordem chega, ela é cumprida; se um cliente solicita algo, ele é atendido. Veja que em todos esses cenários a iniciativa partiu de um ator externo.

O problema com essa abordagem estritamente passiva é que ela dificilmente vai propiciar algum tipo de evolução. Nos piores casos, ela irá normalizar a mediocridade e alimentar a disfunção organizacional. É como se a equipe estivesse em um barco à deriva no meio do oceano, sem possuir uma rota definida e à mercê das correntes marítimas e das condições climáticas.

Ao invés disso, é necessário agir de forma proativa para evitar problemas e para otimizar tanto os processos quanto a utilização dos recursos disponíveis. A falta de comando e de proatividade também significa que a equipe está abrindo mão de sua capacidade de decisão. E como diz o ditado, “não existe vácuo no poder”, pois ele será imediatamente ocupado por outros interessados.

4. Aprenda como motivar as pessoas

Uma organização não é composta por tecnologias ou processos, mas sim por pessoas. Enquanto gestores mais despreparados ainda tentam “controlar” os membros de suas equipes, uma verdadeira liderança irá tentar criar as condições necessárias para que sua equipe fique motivada e desimpedida.

Por exemplo, nesse artigo sobre a ciência da felicidade, o item cinco fala, indiretamente, sobre motivação:

Não é uma mera questão de trabalhar com o que você gosta, mas sim de se dedicar a atividades que absorvam toda a sua atenção e você nem veja o tempo passar. Essa imersão evita que você perca tempo desejando coisas que não lhe trarão felicidade ou se comparando com outras pessoas. As pesquisas indicam que essas atividades não podem ser nem fáceis e nem difíceis demais. Elas não podem ser tão difíceis que nos deixem estressados ou frustrados, mas devem ser tão desafiadoras que exijam o máximo da nossa capacidade cognitiva e das nossas habilidades.

Ainda sobre motivação, talvez os insumos mais importantes que qualquer liderança pode oferecer sejam clareza e transparência. A dúvida e a incerteza podem levar as pessoas a criarem suas próprias teorias sobre o que está acontecendo ou vai acontecer. Isso pode causar uma espiral de desinformação que irá levar os membros das equipes a tomarem decisões com base em boatos ou com base na própria imaginação.

Nesse sentido, um erro comum é quando a liderança só comunica as boas notícias, se reservando ao silêncio quando as novidades não são tão boas assim. Nesses casos, as pessoas podem imaginar situações ainda piores do que a realidade.

5. Desenvolva a memória organizacional

A comunicação também é um item vital na manutenção da memória organizacional. Se todo o conhecimento necessário para a operação da empresa ou do órgão público está apenas na cabeça das pessoas, isso significa que boa parte desse conhecimento está passível de ser perdido sem aviso prévio. Práticas de documentação e passagens de conhecimento podem ficar maçantes, mas elas também são estrategicamente importantes para o futuro da organização.

Uma forma indireta de se desenvolver a memória organizacional é desenvolvendo uma boa “capacidade de capacitação”. Se cada equipe for capaz de otimizar a capacitação de novos membros, o que certamente exige a criação de algum tipo de material de apoio, uma documentação já é criada como efeito colateral. Essa prática também pode levar as equipes a desenvolverem mais formas otimizadas de realizar essa passagem de conhecimento.

Indo além, uma boa capacitação também irá evitar que os novos membros precisem cometer os mesmos erros do passado para chegarem nas mesmas conclusões.

6. Abandone ou reveja as estratégias que não estão funcionando

Uma estratégia não deve ser algo imutável ou inquestionável. A liderança precisa ser capaz de medir o sucesso de uma estratégia de forma razoavelmente objetiva. Não se trata de abandonar uma estratégia ao primeiro sinal de problemas, mas sim de ser capaz de avaliar até que ponto se deve insistir em uma estratégia que não está dando os resultados esperados.

Esse é um processo que pode ser bem subjetivo, mas também é possível estabelecer métricas e critérios para mitigar essa subjetividade. Decisões como essa não podem ser tomadas apenas com base em sentimentos ou vibes, mas sim em projeções e análises de risco, por exemplo. A intuição pode ser útil, mas não pode ser a única medida do sucesso de uma estratégia.

Em resumo, é preciso saber respeitar a mutabilidade das coisas e aprender a se adaptar à passagem do tempo, o que exige tanto disciplina quanto flexibilidade cognitiva. O contrário disso é quando uma pessoa só sabe trabalhar de uma única forma e se torna “apegada” com ela, não estando disposta a evoluir junto com o ambiente.

7. Saiba priorizar e paralelizar as iniciativas

No momento do planejamento, é importante saber não apenas o que fazer, mas também em qual ordem fazer. A depender da situação, talvez faça sentido concentrar todos os seus recursos em um único objetivo. Porém, o mais comum é que a liderança tenha que levar em conta múltiplos fatores e perseguir múltiplos objetivos complementares ao mesmo tempo.

Não se trata de atirar para todos os lados, mas sim de entender quais são os objetivos de curto, médio e longo prazo, alocando os recursos de forma condizente com essa avaliação. Isso evitará, por exemplo, que todos os esforços sejam concentrados em uma única frente enquanto várias outras são negligenciadas.

8. Assuma e compartilhe a responsabilidade

Independente do nível no qual você esteja, é importante não negligenciar problemas. Em alguns momentos, você será capaz de puxar a responsabilidade e lidar com a situação. Em outros, você será capaz de levantar a preocupação com os responsáveis e até oferecer ajuda. Para tal, é importante que as equipes tenham maturidade o suficiente para entender que estão todos no mesmo barco.

O ego e a territorialidade de algumas pessoas podem ser empecilhos nesse tipo de interação, mas um dos papéis dos níveis mais altos da liderança é justamente garantir que as áreas se comuniquem e colaborem de forma eficiente, ao invés de competirem entre si ou se perderem em rivalidades sem sentido. Isso é tanto uma questão gerencial quanto uma questão de inteligência emocional.

9. Promova a Resiliência Organizacional

Todos os pontos mencionados aqui servem não apenas para proteger contra a disfunção organizacional, mas também para promover a resiliência da organização. Uma vez que as competências mencionadas anteriormente estejam bem desenvolvidas, as equipes serão capazes de enfrentar e superar crises, ao invés de sucumbir a elas.

Ambientes com equipes passivas, desmotivadas, egocêntricas ou incapazes de assumirem a responsabilidade vão potencializar quaisquer momentos de incerteza ou insegurança, sendo capazes de transformar uma pequena ventania em um furacão.

É por isso que é importante desenvolver e praticar as boa práticas mencionadas anteriormente no dia a dia. Esse é um esforço contínuo que pode fazer uma diferença existencial nos momentos decisivos.

10. Desenvolva a consciência situacional

Na aviação (e em outras áreas), a consciência situacional (Situational Awareness) diz respeito à capacidade dos pilotos de manterem um mapa mental das condições do voo e da aeronave. Não se trata apenas de ler os instrumentos ou coletar outros tipos de informação, mas de consolidar todos esses inputs em um modelo mental que pode ser utilizado como base para prever uma situação futura ou tomar rápidas decisões em momentos de crise.

Indo além, órgãos regulatórios tentam promover a consciência situacional compartilhada (Shared SA ou Team SA) entre os vários pilotos de uma aeronave. Dessa forma, garante-se que os dois ou mais pilotos tenham o mesmo entendimento da situação e tomem decisões complementares, ao invés de tomarem decisões conflitantes.

Por motivos óbvios, esses conceitos já foram trazidos para o mundo dos negócios. Além da boa comunicação, essas ideias também realçam a importância da transparência no ambiente organizacional. Ao invés de tentarem projetar uma determinada imagem ou “proteger” as outras áreas de más notícias, é importante que as equipes sejam maduras o suficiente para compartilhar a realidade de suas situações e potencializarem o sucesso da organização como um todo.